В наши дни успешную и современную компанию трудно представить без использования информационных технологий, обеспечивающих эффективное управление целым комплексом бизнес-процессов. Сегодня мы хотели бы поделиться секретами нашего успеха, важной составляющей которого на протяжении вот уже трех лет является система управления «Бизнес Организатор БизОр». Обобщив опыт ЮНИТЕКС, мы расскажем о действенных технологиях, которые система «БизОр» позволила реализовать в нашей компании.
1. Эффективная постановка задач.
Единая система управления «Бизнес Организатор БизОр», в которой работают сотрудники ЮНИТЕКС, позволила объединить основополагающие идеи компании, достичь их реализации и донести стратегические цели до рядовых сотрудников с помощью эффективного инструмента постановки задач и оценки результативности их выполнения. В программе «БизОр» хорошо построена организация дистанционного взаимодействия между сотрудником и руководителем с двойной обратной связью, воспроизведена сложная иерархическая структура управления компанией, налажены механизмы согласования между отделами и система принятия и обработки заявок обслуживающими подразделениями. Продуманная настраиваемая система ролей отвечает нашим потребностям как в ограничении прав доступа к задачам, так и в организации совместной работы над проектами. Система позволяет руководителям разного уровня вести контроль последовательности выполнения задач и делегировать полномочия наиболее деятельным сотрудникам, помогает принимать правильные управленческие решения, определять приоритетные направления деятельности. Каждая задача в системе имеет только одного исполнителя, что способствует повышению личной ответственности сотрудников за выполняемую работу и успешности результатов. «Бизнес Организатор» дополнил уже существующие в компании системы документооборота (приказы, протоколы, технические задания), позволил фиксировать все распоряжения и поручения не только на бумаге, но и в единой информационной среде. Внедрение системы и регламентирование работы с ней значительно повысило самоорганизацию сотрудников, каждый из которых без труда умеет формулировать и ставить собственные задачи, а также ежемесячно осуществляет планирование своей деятельности. В итоге аббревиатура ЛТП, «личный творческий план», заимствованная из конструкторских бюро, вызывавшая поначалу улыбку у старшего поколения, прочно вошла в лексикон сотрудников.
2. Контроль планов, целей и сроков.
С системой «БизОр» в компании повысилась исполнительская дисциплина, благодаря чему стало возможным значительное повышение эффективности труда. Рациональное использование рабочего времени, в свою очередь, благоприятно сказалось на увеличении прибыли компании в целом. В существующую систему аттестации сотрудников был введен дополнительный отчёт о результатах работы в системе «БизОр», отражающий соблюдение сроков выполнения задач, итоговые показатели результативности, выполнение должностных обязанностей.
Чтобы увеличить показатель успешного выполнения поставленных задач, прежде всего, необходимо осуществлять ежемесячное, а при необходимости и ежедневное, планирование работы каждого сотрудника, не забывая при этом также уделять внимание средне- и долгосрочным проектам, важным для всей компании. Такие проекты дают результат не сразу, но, как показал опыт, именно они обеспечивают развитие компании и достижение важных стратегических целей. Благодаря системному подходу и автоматизации планирования, проекты в нашей компании выполняются без авралов, с высоким качеством и в требуемые сроки. Раздел бизнес-планирования программы «БизОр» позволил выделить процесс подготовки и согласования годового бизнес-плана в единую информационную систему: на основе утверждённых руководством бизнес-планов задаются плановые значения KPI руководителей и сотрудников департаментов.
3. Достижение сбалансированных показателей.
Одним из секретов успеха нашей компании по праву можно считать внедрение системы ключевых показателей результативности сотрудников (KPI). Система дает отличную возможность быстро и объективно оценивать работу сотрудника за отчётный период времени, причём в первую очередь именно качество результата выполненной работы, а не только объём. Программа «БизОр» помогает вести постоянный анализ соответствия набора индивидуальных ключевых показателей сотрудников с основными финансовыми показателями деятельности компании, корректировать систему KPI в условиях изменения ситуации на рынке и соблюдать одну из основных аксиом бизнеса: «премия должна выплачиваться сотрудникам из прибыли (маржи)». В программе «Бизнес Организатор» сохранена вся история изменения набора KPI и премиальных выплат за три года. За этот период была накоплена бесценная информация, позволяющая проследить этапы становления системы KPI в компании ЮНИТЕКС, её постепенное распространение «сверху-вниз» по структурной лестнице от высшего руководства до рядового сотрудника. По состоянию на сегодняшний день система KPI в «Бизнес Организаторе» полностью отражает стратегию компании. Опережающие ежемесячные и квартальные показатели позволяют оперативно диагностировать отклонение от курса или дисбаланс в системе. Итоговые полугодовые и годовые показатели указывают на соответствие главным целям корпоративной стратегии и на то, какие результаты уже достигнуты.
4. Формирование положительной мотивации сотрудников.
Система «БизОр» помогла выявить закономерности развития как бизнеса в целом, так и особенности отдельных процессов, выработать мотивацию сотрудников для достижения стратегических целей компании, а также собственного личного роста и улучшения материального благополучия. На основе заложенных в «БизОр» принципов и алгоритмов мы создали эффективную систему оплаты труда. Правильная мотивация сотрудников напрямую влияет на удовлетворенность клиентов качеством предоставляемых нами услуг и товаров. Другим важным положительным моментом является снижение накладных затрат за счет стандартизации и унификации процессов управления компанией. В результате это выражается в снижении себестоимости выпускаемых нами продуктов, что положительно сказывается на конкурентоспособности. К сожалению, не все сотрудники были готовы к таким нововведениям в системе оплаты труда, некоторые из них приняли решение покинуть компанию, однако таковы строгие правила бизнеса. На сегодняшний день мы имеем команду высокомотивированных профессионалов, которые не боятся труднодостижимых целей и умеют добиваться результата в чётко обговорённый срок.
5. Привлечение сотрудников, ориентированных на максимально качественный результат работы.
Уже много лет в нашей компании следуют сложившимся традициям внимательного отношения к сотруднику, справедливому вознаграждению труда, соблюдению договоренностей между руководителем и подчиненными ему людьми, о порядке расчёта и размере премии. Программа «Бизнес Организатор» позволяет согласовать и зафиксировать все «правила игры» до начала выполнения работ, поэтому сотрудник может самостоятельно рассчитать размер заработной платы с учетом результатов труда!
Мы ценим справедливость, открытость, скорость, воображение и, конечно, качество труда сотрудников и образцовое выполнение работ. Система «БизОр» включает в себя все типы мотивации, что позволяет не только поощрять работника за качественное и своевременное выполнение задач, но и применять штрафные санкции при низких результатах.
Простые человеческие ценности, заложенные в основу нашей сплоченной команды единомышленников, делают возможным решение даже самых сложных, кажущихся с первого взгляда невыполнимыми задач. Поэтому мы гордимся тем, что работаем в сплоченном коллективе с такими замечательными людьми, а также ценим своих коллег из команды «БизОр»!
Сайт «БизОр»: www.biz-or.ru
